我国加快建设科技强国，科技创新资源的集聚与流动已成为区域高质量发展的关键动力。以科学家为主体的大型科技论坛既承载学术使命，也考验地方的组织保障能力。腾冲科学家论坛三年来依托独特的生态、地缘与文化优势，吸引了众多院士、专家和科研团队，其成功举办离不开科学、周密、系统的服务保障体系。

一、腾冲科学家论坛概况

腾冲科学家论坛（英文缩写为TSF）由云南省人民政府和中国科学技术协会共同主办，清华大学、北京大学、南开大学共同支持，以“科技引领未来”为主旨，每年定期在中国云南腾冲举办，目前已成功举办三届，主题分别为：“科学·大健康”“科学·绿色发展”“科学·全球创新与科学家使命——科技赋能高质量发展”。自设立以来，论坛影响力越来越大，从首届56位院士、1300多为嘉宾，到第二届109位院士、2000多为嘉宾，到第三届120位院、大学校长59位、专家学者300多位、企业家600多位，可谓“群星闪耀”。内容越来越丰富，形成了“主旨论坛+分论坛+系列活动”的模式。成果越来越明显，三年来，云南省通过腾冲科学家论坛累计促成人才引进项目496个、招商引资项目780个，协议投资1900亿元。

论坛不仅是科学家、教育家、企业家、金融家等沟通交流的桥梁，更是科学、技术、成果应用相结合的平台。论坛是展示科研成果、发布合作需求的窗口，是推动科技成果转化、科技资源下沉和区域产业升级的重要纽带。其成功举办为云南省，特别是边疆地区科技生态环境建设和科技治理能力提升，提供了有力支撑与经验示范。

二、服务保障体系构建内容

（一）组织协调体系——多部门联动、专班推进

精心准备，高效统筹。腾冲成立了由市委、市政府主要领导任双组长的工作专班，工作专班下设综合协调、会务会场、资金保障、项目合作、 宣传工作、志愿服务、调研保障、外事工作、后勤保障、市容环境、安全保障、医疗保障 12 个工作组，具体负责协调推进论坛筹办各项工作。各工作组职责分明，形成“总负责—条块分工—快速响应”的高效组织体系，确保各项工作有人抓有人管有落实，有效解决跨部门协作中的责任不清、行动不一等问题。

（二）专家接待体系——全流程精细化服务

科学家嘉宾行程繁忙、时间宝贵。论坛实行“一人一策”接待方案，对重点嘉宾配备责任接待员，全程跟进行程安排、住宿餐饮、翻译服务和医疗应急保障。腾冲当地在酒店资源整合、接待培训方面投入充分，提升了整体接待专业度和舒适度^[1]。

（三）会务执行体系——标准化与定制化结合

论坛主场馆采用模块化布展设计，具备多语种同声传译、高清直播、数字化签到、嘉宾云端互动等功能。为满足不同领域科学家的展示需求，设置分论坛展区、专题成果墙、互动体验区等，提升了学术交流的沉浸感与效率。

（四）技术服务体系——信息化赋能全流程

论坛计划引入智慧会务平台，以实现嘉宾注册、资料投送、座次安排、交通对接等工作的数字化处理，从而提升效率与准确性。当前尚未全面实施该系统，相关工作主要依托人工协调与既有工具完成。论坛期间将探索搭建数据追踪机制，逐步实现人员流动、交通调度、物资配送等多维度的动态监控与可视化管理。

（五）交通安保体系——全域统筹、应急联动

腾冲作为旅游城市，车流与人流压力叠加。论坛期间，交警、特警、城管等部门联合制定安保疏导预案，设立交通管制区、嘉宾专车通道、警力驻点，保障出行安全顺畅。在重要会场、住地区域配置安检机、安检门、无人机反制设备、布控球等设备。严格执行24小时专人值班和领导带班制度，为腾冲科学家论坛营造了一个安定有序的社会治安环境。

（六）后勤保障体系——绿色、高效、有温度

论坛坚持绿色会议理念，在食宿安排中注重地方特色与低碳环保。会场全面推行无纸化资料、循环利用物资、合理膳食配比，减少资源浪费。采用组织化动员与社会化动员双轨并行的招募策略，选拔出856名志愿者，经过系统培训后统一上岗，有效提升服务亲和力与应变能力。抽调专业较强的医护人员参于具体医疗保障工作，提供最优质的医疗救护服务，切实保护参会人员的生命安全和身体健康。

五、实践成效与经验启示

（一）组织架构“扁平高效化”，实现多级协同联动

论坛筹备阶段设立“一体指挥、多点协作”的组织体系，市级主导，专班下沉，工作组网格化部署。通过建立“日报告、周会商、即时通”机制，打通政府、场馆、公安、通信、医疗等多个条线，实现任务派发精准、反馈高效、落地有力，确保全流程组织架构运行通畅、应急响应及时。

（二）嘉宾服务“分层定制化”，实现精细化人文关怀

针对不同层级、类型的参会嘉宾，构建“专家池+任务员”服务模式，实行“1对1”责任制管理。重点嘉宾如两院院士、特邀外宾，配备双语接待、全程专车、医疗绿通、定制行程；普通参会代表则通过统一平台完成注册、住宿、通知、交通指引等模块化服务，兼顾资源统筹与人文温度。

（三）流程管理“数据智能化”，推动信息集成高效运行

论坛规划引入智慧会务平台，整合嘉宾管理、议程发布、电子签到、会场引导、互动反馈、数据分析等功能模块，并依托“数字沙盘”实现会场人流密度、任务进度、后勤配送等的可视化管理，从而提前识别瓶颈环节并动态优化资源配置^[2]。目前该系统尚未投入实际运行，相关工作仍主要依靠人工与现有工具协同完成。

（四）服务质量“标准体系化”，构建闭环可控保障模型

构建覆盖前中后场的保障指标体系，包括接待满意度、突发事件处置时效、舆情响应时间、信息误差率等维度，形成从标准制定—动态执行—实时监控—会后评估的闭环管理机制。每一场会议结束后进行服务复盘和问题归档，推动形成规范化模板和年度优化清单。

（五）运营体系“融合开放化”，促进服务体系与区域共建共赢

在保障实施过程中，充分发挥高校、科研机构、企业平台等社会力量的协作优势。如与滇西应用技术大学联合组建志愿者服务团、与互联网企业共建“数据指挥系统”、与本地餐饮协会合作定制嘉宾菜单，实现多元参与、资源整合、共享成果。保障体系从“单次任务执行”转向“城市能力建设”，带动腾冲城市服务整体跃升。

结语：

大型科技论坛的服务保障体系既是会议顺利运行的关键支撑，也是展示城市承载能力与科技治理水平的重要窗口。腾冲科学家论坛的实践表明，在信息化驱动、多元协同、人本导向的统筹下，中西部同样具备承办高规格科技活动的能力，其可复制、可推广的保障经验已成为区域科技活动升级的范式。未来，构建高效、智能、绿色的保障体系，将是大型科技论坛高质量发展的必由之路。

参考文献：

[1]张梦然,张巍巍.中美青年科技论坛在京启动[J].科技风,2021,12(15):5-5.

[2]《石油科技论坛》编辑部.让科技论坛热起来[J].石油科技论坛,2020,39(1):前插1-前插2.